Il regime forfettario è uno dei temi fiscali più discussi tra i professionisti e le piccole imprese italiane. Ma al di là degli aspetti tributari, questo regime ha implicazioni concrete anche sulla gestione del personale: cambia il modo in cui si collabora con lavoratori autonomi, influenza le scelte di assunzione delle PMI e ridisegna alcuni adempimenti HR fondamentali. Questa guida pratica chiarisce cosa devono sapere titolari di PMI, responsabili HR e professionisti nel 2026.
Cos'è il regime forfettario e chi può accedervi nel 2026
Il regime forfettario è un regime fiscale agevolato riservato a persone fisiche che esercitano attività d'impresa, arti o professioni in forma individuale. Si caratterizza per:
- un'aliquota fiscale ridotta (15% ordinaria, 5% per i primi cinque anni di attività);
- il calcolo del reddito imponibile su una base forfettaria, applicando coefficienti di redditività differenziati per categoria;
- l'esenzione dall'IVA, dall'IRAP e da alcuni adempimenti contabili ordinari.
Limiti di ricavi e requisiti aggiornati
Per il 2026 rimane in vigore la soglia di 85.000 euro di ricavi annui come limite per accedere e mantenere il regime. Superata questa soglia nel corso dell'anno, si fuoriesce dal regime dall'anno successivo. Esistono inoltre cause di esclusione specifiche legate alla partecipazione in società di persone, associazioni professionali o a controllo di SRL.
Chi è escluso
Non possono accedere al forfettario, tra gli altri:
- chi applica regimi speciali IVA;
- chi nell'anno precedente ha percepito redditi di lavoro dipendente o assimilati superiori a 30.000 euro (con alcune eccezioni);
- chi possiede partecipazioni in SRL con attività riconducibili a quella svolta in proprio.
Regime forfettario e gestione del personale: il nodo dei collaboratori
Uno degli aspetti più rilevanti per chi gestisce una piccola impresa riguarda proprio il rapporto con i collaboratori. Il forfettario impone alcune limitazioni indirette che incidono sulle scelte organizzative.
Il vincolo dei costi per lavoro dipendente e collaboratori
I soggetti in regime forfettario non possono dedurre i costi sostenuti per dipendenti o collaboratori, poiché il reddito imponibile è determinato in modo forfettario. Questo non significa che non possano avere personale, ma che il costo del lavoro non abbatte il reddito fiscale. Il risultato pratico è che assumere un dipendente pesa proporzionalmente di più rispetto a chi è in contabilità ordinaria.
Lavoratori autonomi in forfettario: possono avere dipendenti?
Sì, un professionista o un imprenditore individuale in regime forfettario può assumere dipendenti. Non ci sono divieti normativi in tal senso. Tuttavia, poiché i costi non sono deducibili ai fini IRPEF, la convenienza economica va valutata caso per caso. Molti preferiscono ricorrere a:
- collaboratori occasionali (fino a 5.000 euro annui, senza obbligo di iscrizione INPS per il collaboratore);
- lavoratori a partita IVA (altri forfettari o in regime ordinario);
- agenzie di somministrazione per esigenze temporanee.
Adempimenti HR per le PMI che lavorano con forfettari
Le PMI che si avvalgono di collaboratori in regime forfettario devono conoscere gli adempimenti corretti per evitare sanzioni e irregolarità.
Ritenuta d'acconto: quando si applica?
I soggetti in regime forfettario non sono soggetti a ritenuta d'acconto. Quando emettono fattura, riportano la dicitura "operazione effettuata ai sensi dell'art. 1, commi 54-89, L. 190/2014 – regime forfettario". L'azienda committente non deve operare ritenute su questi compensi.
Questo semplifica la gestione contabile lato PMI, ma richiede attenzione: è necessario verificare che il collaboratore sia effettivamente in regime forfettario e che la fattura riporti le indicazioni corrette.
Contributi previdenziali: chi paga cosa?
- Il forfettario iscritto alla Gestione Separata INPS (tipicamente professionisti senza cassa) versa autonomamente i propri contributi. La PMI non ha obblighi contributivi diretti.
- Il forfettario artigiano o commerciante versa contributi fissi alla Gestione Artigiani/Commercianti INPS, sempre in autonomia.
- Se il forfettario è iscritto a una cassa professionale (es. avvocati, ingegneri, medici), versa i contributi alla propria cassa.
In tutti i casi, la PMI committente è esonerata dal versamento contributivo, a differenza di quanto avviene con i lavoratori dipendenti.
Certificazione Unica (CU): obblighi del committente
Anche se non si applica la ritenuta, le PMI che erogano compensi a forfettari devono comunque emettere la Certificazione Unica (CU) entro il 31 marzo di ogni anno, indicando i compensi corrisposti. Questo adempimento è spesso sottovalutato e può generare sanzioni se omesso.
Rischi di "lavoro subordinato mascherato" e para-subordinazione
Un tema critico per le PMI è il rischio di incorrere in contestazioni di lavoro subordinato mascherato quando si utilizzano collaboratori autonomi — forfettari o meno — in modo continuativo e con caratteristiche simili al lavoro dipendente.
Quando scatta il rischio
Il rischio aumenta quando:
- Il collaboratore lavora esclusivamente o prevalentemente per un unico committente;
- Rispetta orari fissi, si presenta fisicamente in azienda ogni giorno e utilizza strumenti forniti dall'impresa;
- Non ha autonomia organizzativa nella gestione del proprio lavoro;
- Il rapporto dura anni senza soluzione di continuità.
In questi casi, l'Ispettorato del Lavoro può riqualificare il rapporto come lavoro dipendente, con conseguente obbligo di versare contributi arretrati, sanzioni e differenze retributive.
Come tutelarsi
- Redigere contratti scritti chiari che definiscano oggetto, durata e modalità della prestazione;
- Verificare che il collaboratore abbia più committenti o comunque una reale autonomia operativa;
- Documentare le prestazioni con report, deliverable o timesheet.
Box di approfondimento: La corretta gestione dei timesheet e della rendicontazione delle attività non è solo un'esigenza fiscale, ma anche uno strumento di tutela legale per le PMI. Soluzioni come BadgeBox permettono di tracciare le ore lavorate anche da collaboratori esterni, generando documentazione utile in caso di verifiche ispettive.
Regime forfettario e PMI: impatto sulle scelte organizzative
La diffusione del regime forfettario ha trasformato il mercato del lavoro indipendente italiano. Sempre più professionisti scelgono di operare in autonomia, e le PMI si trovano a costruire team misti: una parte di dipendenti stabili e una costellazione di collaboratori autonomi.
Vantaggi per le PMI
- Flessibilità: si ingaggiano competenze specifiche solo quando servono;
- Costi prevedibili: la fattura del forfettario è netta, senza trattenute da gestire;
- Semplicità amministrativa: nessuna busta paga, nessun TFR da accantonare.
Svantaggi e attenzioni
- Nessuna deduzione dei costi: per chi è in forfettario come committente, il costo non abbatte il reddito;
- Rischio di dipendenza da un singolo collaboratore chiave senza le tutele tipiche del lavoro dipendente;
- Complessità nella gestione dei turni e delle presenze di team eterogenei.
Strumenti digitali per gestire team misti nel 2026
Le PMI che combinano dipendenti e collaboratori autonomi hanno bisogno di strumenti che semplifichino la gestione senza creare burocrazia aggiuntiva.
Timesheet e rendicontazione ore
Tenere traccia delle ore lavorate — anche da parte di collaboratori a partita IVA — è fondamentale sia per la fatturazione che per la verifica degli avanzamenti di progetto. Un sistema di timesheet digitale consente di:
- registrare le ore per progetto o commessa;
- generare report pronti per il commercialista;
- distinguere le attività di dipendenti e collaboratori.
Gestione presenze e turni
Anche i collaboratori autonomi che operano in sede o in modalità ibrida beneficiano di sistemi di timbratura digitale. BadgeBox offre funzionalità di rilevazione presenze, gestione turni e timesheet accessibili anche da smartphone, pensate per realtà con team flessibili e distribuiti.
Note spese e rimborsi
Per i collaboratori autonomi che sostengono spese per conto dell'azienda, la gestione delle note spese deve essere precisa e documentata. Strumenti integrati evitano errori e semplificano la riconciliazione contabile.
Cosa cambia nel 2026: aggiornamenti normativi da tenere d'occhio
Il quadro normativo del regime forfettario è in continua evoluzione. Per il 2026, i principali punti di attenzione sono:
- Fatturazione elettronica obbligatoria anche per i forfettari sotto i 25.000 euro di ricavi (obbligo esteso progressivamente);
- Controlli incrociati dell'Agenzia delle Entrate sui rapporti monocommittente, con particolare attenzione alle partite IVA che fatturano prevalentemente a un solo soggetto;
- Possibili modifiche alla soglia di ricavi: il dibattito politico su un eventuale innalzamento della soglia è aperto, ma al momento non ci sono modifiche confermate per il 2026.
È consigliabile monitorare le circolari dell'Agenzia delle Entrate e aggiornarsi tramite il proprio consulente fiscale o commercialista.
Domande frequenti
Chi è in regime forfettario può assumere dipendenti?
Sì, un soggetto in regime forfettario può assumere dipendenti o avvalersi di collaboratori. Non esistono divieti normativi. Tuttavia, i costi del personale non sono deducibili ai fini fiscali, quindi la convenienza economica va valutata attentamente.
La PMI deve applicare la ritenuta d'acconto sulle fatture dei forfettari?
No. I soggetti in regime forfettario sono esclusi dall'applicazione della ritenuta d'acconto. La fattura deve riportare la specifica dicitura di legge e il committente non deve operare alcuna trattenuta.
La PMI deve emettere la Certificazione Unica per i collaboratori forfettari?
Sì. Anche in assenza di ritenuta, il committente è obbligato a emettere la CU per i compensi corrisposti a soggetti in regime forfettario, entro il 31 marzo dell'anno successivo.
Come si evita il rischio di riqualificazione del rapporto in lavoro dipendente?
È fondamentale che il collaboratore autonomo abbia reale autonomia operativa, più committenti e che il rapporto sia regolato da un contratto scritto chiaro. Documentare le prestazioni con timesheet e report aiuta a dimostrare la natura autonoma del rapporto.
Quali strumenti digitali aiutano le PMI a gestire team con dipendenti e forfettari?
Software di gestione presenze, timesheet e note spese come BadgeBox permettono di tracciare le attività di tutto il team — dipendenti e collaboratori autonomi — in modo integrato, semplificando la rendicontazione e riducendo il rischio di errori amministrativi.
La gestione del personale in presenza di collaboratori in regime forfettario richiede attenzione normativa e strumenti adeguati. Che tu sia un titolare di PMI o un responsabile HR, conoscere le regole del gioco ti permette di costruire team flessibili in modo corretto e sostenibile. Inizia oggi a digitalizzare la gestione delle presenze e dei timesheet: prova BadgeBox gratuitamente e scopri quanto è semplice tenere tutto sotto controllo.
