La nuova ondata estiva di COVID è tornata a fare notizia in Europa e in Italia, riportando al centro dell'agenda HR un tema che molte piccole e medie imprese pensavano di aver archiviato. La gestione delle assenze COVID nelle PMI richiede oggi un approccio aggiornato: i protocolli emergenziali del 2020-2022 non sono più in vigore, le tutele normative sono cambiate e le aspettative dei lavoratori si sono evolute. Questa guida pratica aiuta responsabili HR e titolari di PMI a prepararsi con strumenti, procedure e riferimenti normativi attuali.
Perché le PMI devono prepararsi ora
Le ondate estive di COVID non sono una novità assoluta: negli ultimi anni il virus ha mostrato una ciclicità che include anche i mesi caldi, complici le varianti in circolazione e la riapertura di spazi chiusi con aria condizionata. I segnali che arrivano dalla Cina e da diversi Paesi europei suggeriscono che anche l'estate 2026 potrebbe portare un incremento dei contagi.
Per le PMI italiane, che spesso operano con organici ridotti e scarsa ridondanza nelle funzioni, anche un picco limitato di assenze può creare seri problemi operativi. Un'azienda da 15 dipendenti che si trova con 3-4 persone simultaneamente in malattia deve avere un piano pronto, non improvvisarlo.
Le differenze rispetto al passato
Nel 2020 esistevano misure straordinarie: quarantene obbligatorie, indennità speciali, cassa integrazione COVID. Oggi il quadro è radicalmente diverso:
- Non esiste più l'obbligo di isolamento per i positivi asintomatici (salvo aggiornamenti normativi successivi)
- Le tutele economiche straordinarie legate al COVID sono scadute
- Il lavoratore positivo con sintomi segue le normali regole sulla malattia
- Il datore di lavoro non può imporre il tampone come condizione per rientrare, salvo specifiche categorie protette
Gestione delle assenze COVID nelle PMI: il quadro normativo 2026
Malattia ordinaria e certificato medico
Nella situazione attuale, un lavoratore che si ammala di COVID segue lo stesso iter di qualsiasi altra malattia:
- Contatta il medico di base (anche in telemedicina)
- Ottiene il certificato di malattia telematico inviato all'INPS
- Comunica l'assenza al datore di lavoro
- Riceve l'indennità di malattia secondo le regole contrattuali e INPS
L'indennità INPS copre il 50% della retribuzione media giornaliera dal 4° giorno (i primi 3 sono a carico del datore di lavoro per la maggior parte dei CCNL). Molti contratti collettivi integrano questa quota fino al 100% per un certo numero di giorni.
Obblighi del datore di lavoro
Il datore di lavoro PMI deve:
- Registrare correttamente l'assenza distinguendo malattia, permesso o smart working
- Non discriminare il lavoratore per assenze legate a malattia
- Verificare il comporto: il periodo di comporto (durata massima della malattia prima del licenziamento) si calcola anche per le assenze COVID, salvo che il CCNL non preveda esclusioni specifiche
- Garantire la sicurezza sul luogo di lavoro secondo il D.Lgs. 81/2008, che rimane in vigore
Box normativo: Il D.Lgs. 81/2008 (Testo Unico Sicurezza) obbliga il datore di lavoro a valutare tutti i rischi biologici presenti nell'ambiente di lavoro, incluse le infezioni respiratorie. In caso di nuova ondata, è opportuno aggiornare il DVR (Documento di Valutazione dei Rischi) con misure proporzionate al contesto.
Protocollo COVID aziendale: cosa prevedere nel 2026
Anche senza obblighi normativi specifici, avere un protocollo interno aggiornato protegge l'azienda e i lavoratori. Ecco gli elementi essenziali.
Comunicazione interna
Definire un canale chiaro per comunicare le assenze improvvise: chi avvisare, entro quando, con quale strumento. La comunicazione deve essere semplice e accessibile anche da remoto.
Procedure di igiene e ventilazione
Le misure di base restano efficaci e a basso costo:
- Igienizzanti a disposizione negli spazi comuni
- Ventilazione adeguata degli uffici (apertura finestre, purificatori d'aria)
- Invito a restare a casa in caso di sintomi respiratori, anche senza positività accertata
Piano di sostituzione e flessibilità
Ogni PMI dovrebbe avere una mappa delle funzioni critiche e identificare chi può coprire temporaneamente un collega assente. Questo vale sempre, ma diventa urgente in caso di picco di assenze.
Smart working improvviso: come attivarlo rapidamente
Una delle lezioni del COVID è che lo smart working può essere attivato in tempi brevi, ma richiede una base minima di preparazione. Nel 2026, molte PMI hanno già sperimentato il lavoro da remoto, ma non tutte sono strutturate per gestirlo in modo fluido durante un'emergenza.
Accordo individuale e comunicazione al Ministero
Lo smart working in Italia richiede un accordo scritto individuale con il lavoratore. In modalità ordinaria, l'accordo deve essere comunicato al Ministero del Lavoro tramite il portale dedicato. Non esistono più le procedure semplificate dell'emergenza pandemica: ogni attivazione segue le regole della L. 81/2017.
Strumenti minimi necessari
- Accesso remoto sicuro ai sistemi aziendali (VPN o cloud)
- Strumenti di comunicazione sincrona (videoconferenze, chat)
- Sistema di rilevazione presenze che funzioni anche da remoto
Rilevazione presenze in smart working
Uno dei punti critici per le PMI è sapere chi sta lavorando, quando e da dove, anche quando il personale è distribuito tra ufficio e casa. Soluzioni cloud come BadgeBox permettono di gestire timbrature, presenze e assenze da qualsiasi dispositivo, con visibilità in tempo reale per il responsabile HR, senza dover installare hardware aggiuntivo.
Continuità operativa: il piano che le PMI non hanno (ma dovrebbero avere)
Cos'è un piano di continuità operativa
Un Business Continuity Plan (BCP) è un documento che descrive come l'azienda mantiene le funzioni essenziali in caso di evento critico: assenze massicce, guasti, emergenze sanitarie. Non è solo per le grandi aziende.
Gli elementi chiave per una PMI
Un piano essenziale per una PMI dovrebbe includere:
- Mappa delle funzioni critiche: quali attività non possono fermarsi
- Matrice di copertura: chi sostituisce chi in caso di assenza
- Soglia di allerta: da quante assenze simultanee scatta il piano
- Canali di comunicazione di emergenza: come raggiungere tutti i dipendenti rapidamente
- Procedure di escalation: quando coinvolgere la direzione o consulenti esterni
Turni e orari flessibili
In caso di picco di assenze, la riorganizzazione dei turni diventa necessaria. Avere un sistema digitale di gestione turni consente di modificare rapidamente i piani, notificare i lavoratori e mantenere traccia delle ore effettive lavorate, evitando errori nel calcolo delle retribuzioni.
Tutele per i lavoratori fragili e categorie speciali
Lavoratori fragili
I lavoratori con patologie croniche o immunodepressione meritano attenzione particolare. Anche senza normative emergenziali attive, il datore di lavoro ha l'obbligo di valutare il rischio specifico per queste categorie (art. 28 D.Lgs. 81/2008) e adottare misure adeguate: smart working prioritario, postazioni distanziate, turni che riducano l'esposizione.
Genitori con figli malati
Se un figlio si ammala di COVID, il genitore può utilizzare:
- Permessi per malattia del figlio (fino a 3 anni: retribuiti al 30%; da 3 a 8 anni: non retribuiti ma coperti da contribuzione figurativa, secondo il CCNL applicato)
- Ferie o permessi concordati con il datore di lavoro
- Smart working, se compatibile con la mansione
Lavoratori in quarantena volontaria
Se un lavoratore sceglie di stare a casa per precauzione senza certificato medico, non ha diritto automatico alla retribuzione. Il datore di lavoro può concordare l'utilizzo di ferie, permessi o smart working, ma non è obbligato a retribuire l'assenza ingiustificata.
Rilevazione presenze e gestione assenze: gli strumenti digitali per le PMI
Gestire un picco di assenze con fogli Excel o registri cartacei è rischioso: si perdono informazioni, si commettono errori nel calcolo delle indennità e si rischia di non rispettare i termini per le comunicazioni obbligatorie.
Le PMI che hanno adottato un software HR cloud hanno un vantaggio concreto in questi scenari:
- Visibilità immediata su chi è presente, assente o in smart working
- Gestione digitale delle richieste di ferie, permessi e malattia
- Calcolo automatico del comporto e delle ore lavorate
- Notifiche automatiche al responsabile in caso di assenza improvvisa
- Reportistica per monitorare i trend di assenza nel tempo
BadgeBox integra tutte queste funzioni in un'unica piattaforma cloud, pensata anche per le realtà con pochi dipendenti che non hanno un ufficio HR strutturato.
Comunicazione interna durante un'ondata: cosa dire ai dipendenti
La comunicazione trasparente riduce l'ansia e aumenta la compliance ai protocolli interni. Ecco cosa comunicare:
- Le procedure aggiornate in caso di sintomi o positività
- Le modalità di richiesta di smart working o permesso
- I riferimenti normativi attuali (senza allarmismi)
- Le misure di prevenzione adottate dall'azienda
- I canali di supporto disponibili (medico competente, HR, responsabile diretto)
Una comunicazione chiara, inviata prima che l'ondata raggiunga il picco, è molto più efficace di una risposta reattiva e caotica.
Domande frequenti
Un lavoratore positivo al COVID è obbligato a restare a casa?
Nel 2026, in assenza di specifici provvedimenti governativi, non esiste un obbligo legale di isolamento per i positivi asintomatici. Tuttavia, il lavoratore con sintomi ha l'obbligo morale e contrattuale di non presentarsi al lavoro e di ottenere un certificato medico. Il datore di lavoro può invitare il lavoratore sintomatico a lasciare il luogo di lavoro per tutelare gli altri dipendenti.
Il datore di lavoro può obbligare i dipendenti a fare il tampone?
In linea generale no, salvo categorie specifiche (es. operatori sanitari) o accordi aziendali espliciti. Il datore di lavoro non può imporre accertamenti sanitari al di fuori di quelli previsti dal medico competente nell'ambito della sorveglianza sanitaria (D.Lgs. 81/2008).
Le assenze per COVID rientrano nel periodo di comporto?
Sì, salvo diversa previsione del CCNL applicato. Alcune contrattazioni collettive escludono dal comporto le assenze dovute a malattie gravi o ricoveri ospedalieri: è opportuno verificare il proprio contratto. In caso di dubbio, è consigliabile consultare un consulente del lavoro.
Come si gestisce lo smart working di emergenza senza accordo scritto?
Lo smart working senza accordo scritto non è regolare secondo la L. 81/2017. In caso di emergenza improvvisa, il datore di lavoro deve formalizzare l'accordo il prima possibile e comunicarlo al Ministero del Lavoro. Rimandare questa formalizzazione espone l'azienda a rischi in caso di ispezione.
Quali strumenti digitali aiutano le PMI a gestire le assenze durante un'ondata COVID?
Un software cloud per la gestione delle presenze e delle assenze consente di monitorare in tempo reale la situazione del personale, gestire richieste di malattia e smart working, calcolare automaticamente i periodi di comporto e produrre reportistica utile per le decisioni HR. Soluzioni come BadgeBox sono progettate anche per PMI senza un ufficio HR dedicato.
Conclusione
La nuova ondata estiva di COVID ricorda alle PMI italiane che la resilienza operativa non si improvvisa. Gestire le assenze COVID in modo efficace significa avere protocolli chiari, strumenti digitali adeguati e una comunicazione interna trasparente. Il quadro normativo del 2026 non prevede più misure straordinarie: ogni assenza segue le regole ordinarie, e il datore di lavoro deve essere pronto a gestirla senza le reti di sicurezza del passato.
Se la tua PMI non ha ancora digitalizzato la gestione delle presenze e delle assenze, questo è il momento giusto per farlo. Prova BadgeBox gratuitamente e scopri come semplificare la gestione del personale anche nelle situazioni più impreviste.
