Le recenti modifiche al Codice della strada — entrate in vigore tra la fine del 2024 e operative a pieno regime nel 2026 — non riguardano solo gli automobilisti privati. Per le PMI italiane e i loro responsabili HR, il nuovo quadro normativo introduce responsabilità concrete e impone una revisione delle prassi legate alla gestione del personale in mobilità. Dai rimborsi chilometrici all'uso dei veicoli aziendali, dalle trasferte alla sicurezza stradale come obbligo datoriale, questa guida raccoglie tutto ciò che serve sapere per essere in regola e gestire i collaboratori in modo efficace.
Cosa prevede il nuovo Codice della strada 2026
Il pacchetto di norme approvato con la Legge n. 177/2024 ha aggiornato in modo significativo diversi articoli del Codice della strada, con un focus su tre aree principali:
- Guida sotto l'effetto di sostanze (alcol, droghe, farmaci): inasprimento delle sanzioni e introduzione di nuovi strumenti di controllo.
- Utilizzo dei dispositivi mobili alla guida: sanzioni più severe per l'uso di smartphone e tablet senza vivavoce o auricolare.
- Velocità e comportamenti a rischio: nuove soglie sanzionatorie e misure accessorie come la sospensione della patente.
Per i responsabili HR e i datori di lavoro, la domanda chiave è: in che misura queste norme si riflettono sulla gestione quotidiana del personale? La risposta è: molto più di quanto si pensi.
Responsabilità del datore di lavoro: cosa cambia davvero
Il datore di lavoro come "soggetto obbligato"
Uno degli aspetti più delicati del nuovo Codice della strada riguarda la responsabilità solidale del datore di lavoro quando un dipendente utilizza un veicolo aziendale. Se il mezzo è intestato all'impresa, il datore di lavoro può essere chiamato a rispondere — almeno in sede amministrativa — delle infrazioni commesse dal dipendente durante l'orario di lavoro.
Questo vale in particolare per:
- Autovetture aziendali assegnate in uso esclusivo o promiscuo
- Furgoni e veicoli commerciali della flotta aziendale
- Veicoli noleggiati a lungo termine intestati all'azienda
La normativa prevede che il proprietario del veicolo (l'azienda) comunichi all'autorità competente i dati del conducente responsabile dell'infrazione. Il mancato rispetto di questo obbligo comporta sanzioni aggiuntive.
Obblighi di sicurezza e D.Lgs. 81/2008
Il Codice della strada si intreccia con il Testo Unico sulla Sicurezza (D.Lgs. 81/2008). Quando un dipendente guida per motivi di lavoro, la guida diventa una attività lavorativa a tutti gli effetti, soggetta a valutazione del rischio. Il datore di lavoro è tenuto a:
- Inserire il rischio "guida" nel Documento di Valutazione dei Rischi (DVR)
- Formare i dipendenti sull'uso sicuro dei veicoli aziendali
- Verificare la validità della patente dei conducenti abituali
- Adottare policy aziendali sull'uso del telefono alla guida
Box normativo: L'art. 18 del D.Lgs. 81/2008 obbliga il datore di lavoro a valutare tutti i rischi, compresi quelli connessi alla mobilità lavorativa. Il nuovo Codice della strada rafforza questo obbligo introducendo sanzioni più pesanti per comportamenti rischiosi che il datore avrebbe dovuto prevenire con adeguata formazione.
Veicoli aziendali e fleet management: nuove prassi HR
Assegnazione e policy d'uso
Con le nuove norme, diventa ancora più importante dotarsi di una policy aziendale scritta sull'utilizzo dei veicoli aziendali. Questo documento dovrebbe includere:
- Divieto esplicito di utilizzo del telefono alla guida senza auricolare o vivavoce
- Obbligo di rispettare i limiti di velocità anche durante le trasferte
- Procedure per la comunicazione delle infrazioni ricevute
- Conseguenze disciplinari in caso di violazioni reiterate
Una policy ben strutturata non solo tutela l'azienda da responsabilità, ma contribuisce a creare una cultura della sicurezza tra i dipendenti.
Verifica della patente: un obbligo spesso trascurato
Molte PMI non hanno procedure strutturate per verificare periodicamente la validità della patente dei dipendenti che guidano per lavoro. Con il nuovo Codice della strada, questa lacuna può diventare costosa. È buona prassi:
- Raccogliere copia della patente all'assunzione per tutti i ruoli che prevedono guida
- Impostare un reminder annuale (o semestrale) per la verifica del rinnovo
- Prevedere una clausola contrattuale che obblighi il dipendente a comunicare sospensioni o revoche
Rimborsi chilometrici e trasferte: impatto HR
Come funzionano i rimborsi chilometrici nel 2026
I rimborsi chilometrici non subiscono modifiche dirette dal Codice della strada, ma il nuovo contesto normativo impone una revisione delle procedure di gestione delle trasferte. In particolare:
- L'azienda deve essere in grado di documentare i percorsi effettuati per giustificare i rimborsi
- È necessario verificare che il dipendente fosse effettivamente in orario di lavoro al momento di un'eventuale infrazione
- Le note spese devono essere coerenti con i dati di presenza e orario registrati
Questo rende ancora più importante disporre di strumenti digitali per la gestione integrata di presenze, trasferte e note spese. Soluzioni come BadgeBox permettono di tracciare in modo preciso gli orari di lavoro e le attività fuori sede, fornendo una base documentale solida in caso di contestazioni.
Trasferte e orario di lavoro: i nodi da sciogliere
Un tema spesso sottovalutato è la gestione del tempo di guida come orario di lavoro. Il D.Lgs. 66/2003 sull'orario di lavoro si applica anche ai tempi di trasferta, e il Codice della strada aggiunge un ulteriore livello di complessità: un dipendente stanco o sotto pressione per rispettare orari stretti è un rischio sia per la sicurezza stradale sia per la responsabilità aziendale.
Le PMI dovrebbero quindi:
- Definire chiaramente quali spostamenti rientrano nell'orario di lavoro retribuito
- Evitare di imporre trasferte con tempi di percorrenza irragionevoli
- Prevedere pause adeguate per i dipendenti che percorrono lunghe distanze
Uso del telefono alla guida: responsabilità aziendale
Il problema delle chiamate di lavoro
Una delle novità più rilevanti per le PMI riguarda l'uso dello smartphone alla guida. Le sanzioni per chi guida tenendo il telefono in mano sono state significativamente inasprite. Ma c'è un risvolto HR spesso ignorato: se un dipendente riceve una chiamata di lavoro mentre guida e causa un incidente, l'azienda potrebbe essere esposta a responsabilità civile e penale.
Questo impone alle PMI di adottare policy chiare su:
- Chiamate in entrata e uscita durante la guida
- Utilizzo di sistemi vivavoce integrati nei veicoli aziendali
- Orari di reperibilità compatibili con la sicurezza stradale
Formazione come strumento di tutela
Investire in formazione sulla sicurezza stradale non è solo un obbligo normativo, ma una strategia di tutela aziendale. Un breve modulo formativo — anche in e-learning — che illustri le nuove norme e le policy aziendali può fare la differenza in caso di contenzioso.
Gestione delle infrazioni: procedure HR interne
Chi paga la multa?
Una domanda frequente tra i responsabili HR: se un dipendente prende una multa con un veicolo aziendale, chi paga?
La risposta dipende da diversi fattori:
- Se l'infrazione avviene durante l'orario di lavoro e per motivi di servizio, la prassi prevalente è che l'azienda comunichi i dati del conducente e il dipendente paghi la sanzione pecuniaria a proprio carico
- Se il veicolo è assegnato in uso promiscuo (anche privato), il dipendente è generalmente responsabile delle infrazioni commesse al di fuori dell'orario di lavoro
- Il contratto di assegnazione del veicolo aziendale dovrebbe disciplinare espressamente questi aspetti
Registro delle infrazioni e gestione disciplinare
Le PMI con flotte aziendali dovrebbero tenere un registro delle infrazioni per monitorare comportamenti ripetuti. Più infrazioni dello stesso tipo possono configurare una violazione degli obblighi contrattuali e giustificare provvedimenti disciplinari, fino alla revoca del veicolo aziendale.
Strumenti digitali per la compliance HR
Perché la digitalizzazione aiuta
Il nuovo Codice della strada aumenta la necessità di documentazione precisa e tempestiva. Le PMI che gestiscono presenze, trasferte e note spese ancora su fogli Excel o carta si trovano in una posizione di svantaggio in caso di contestazioni o controlli.
Un software integrato come BadgeBox consente di:
- Registrare con precisione gli orari di lavoro, inclusi gli spostamenti fuori sede
- Gestire le note spese e i rimborsi chilometrici in modo tracciabile
- Avere sempre disponibile la documentazione necessaria per dimostrare che un dipendente era (o non era) in servizio in un determinato momento
Questo tipo di strumento non elimina la responsabilità del datore di lavoro, ma la rende molto più gestibile e difendibile.
Checklist HR per adeguarsi al Codice della strada 2026
Ecco un riepilogo operativo per i responsabili HR delle PMI:
- [ ] Aggiornare o redigere la policy aziendale sull'uso dei veicoli
- [ ] Inserire il rischio "guida" nel DVR (in collaborazione con il RSPP)
- [ ] Raccogliere e verificare periodicamente le patenti dei dipendenti che guidano per lavoro
- [ ] Definire le procedure per la comunicazione e gestione delle infrazioni
- [ ] Formare i dipendenti sulle nuove norme e sui comportamenti vietati
- [ ] Rivedere i contratti di assegnazione veicoli per includervi le responsabilità aggiornate
- [ ] Adottare strumenti digitali per la gestione tracciabile di presenze e trasferte
Domande frequenti
Il datore di lavoro è responsabile delle infrazioni commesse dal dipendente con il veicolo aziendale?
In sede amministrativa, il proprietario del veicolo (l'azienda) è tenuto a comunicare i dati del conducente responsabile dell'infrazione. Se non lo fa, rischia sanzioni aggiuntive. La responsabilità pecuniaria per la multa è del conducente, salvo diversa pattuizione contrattuale.
I rimborsi chilometrici cambiano con il nuovo Codice della strada?
No, le tabelle ACI e le regole fiscali sui rimborsi chilometrici non sono state modificate dal nuovo Codice della strada. Tuttavia, la necessità di documentare con precisione percorsi e orari rende opportuno dotarsi di strumenti digitali adeguati per la gestione delle note spese.
Cosa rischia un'azienda se un dipendente usa il telefono alla guida durante una chiamata di lavoro?
L'azienda può essere esposta a responsabilità civile e, in alcuni casi, penale se dimostrabile che la chiamata era imposta dalle esigenze lavorative. È fondamentale adottare policy interne che vietino esplicitamente l'uso del telefono senza vivavoce e che definiscano orari di reperibilità compatibili con la sicurezza.
È obbligatorio inserire il rischio "guida" nel DVR?
Sì, se i dipendenti guidano per motivi di lavoro, la guida è un'attività lavorativa soggetta a valutazione del rischio ai sensi del D.Lgs. 81/2008. Il DVR deve includere questo rischio e le misure di prevenzione adottate.
Come si gestisce la sospensione della patente di un dipendente che usa il veicolo aziendale?
Il dipendente è obbligato a comunicare tempestivamente al datore di lavoro qualsiasi sospensione o revoca della patente. Il contratto di assegnazione del veicolo dovrebbe prevedere questa clausola. In caso di omessa comunicazione, l'azienda può adottare provvedimenti disciplinari. Se la guida è parte essenziale delle mansioni, la sospensione può avere ricadute sul rapporto di lavoro da valutare caso per caso con il supporto di un consulente del lavoro.
Gestire la mobilità del personale in modo conforme al Codice della strada 2026 richiede un approccio organizzato, policy chiare e strumenti digitali affidabili. Se vuoi semplificare la gestione di presenze, trasferte e note spese nella tua PMI, scopri BadgeBox e inizia oggi stesso a lavorare in modo più strutturato e sicuro.
